Tisztelt Pályázó!

 

Most, miután megkötötte a finanszírozási szerződést Hargita Megye Tanácsával és a pályázati tevékenységeket is befejezték, 30 napon belül az
alábbi módszertan előírásai alapján el kell készítse a pályázati elszámolást.
A módszertan az elszámolás előkészítésének lépéseit könnyíti meg, alaposan körüljárva a részleteket és a különböző nyomtatványok modelljeit készen mellékelve.
A módszertan konzultációs jelleggel is fel van téve ide a platformra, amennyiben módosító javaslataik vannak, kérjük írják meg nekünk.
Amennyiben szeretnék, hogy az elszámolással kapcsolatosan is tartsunk ismertetőt, azt is írják meg nekünk.
Jó munkát kivánunk Önöknek és eredményes elszámolást!

Bíró Barna-Botond,
alelnök

Módszertan

Elszámolható költségek

A Hargita Megye Tanácsának a saját programjai keretében (a 350. /2005. számú Törvény alapján (turisztikai, tűzoltó, család, ifjúsági projektek) és a 69./2000. számú testnevelési és sport Törvény alapján (sport projektek)), nyújtott vissza nem térítendő támogatásainál, a következő költségek számolhatók el:

 

Szállásköltségek:

A szállásköltségeket,amennyiben lehetséges, 2 csillagos rezsimben kell lebonyolítani.

 

Élelmiszer és élelmiszercsomagok beszerzési költségei:

A kóstolók és élelmiszercsomagok előkészítéséhez szükséges élelmiszerek és anyagok beszerzési költségei;

A Hargita Megye Tanácsa által egy csomag élelmiszer előkészítésére adott maximális összeg 20 lej.

Nincsenek támogatva a vendéglői és asztalfelszolgálási költségek, kivéve a kulturális projekteket, ahol támogatva vannak az ilyen jellegű költségek.

 

Szállítási költségek:

Ez a kategória magába foglalja a szállítási jegyekkel és bérletekkel járó költségeket, üzemanyag jegyeket, az anyagok és eszközök szállítási költségeit.

A szállítást a lehetőségek függvényében, a létező legolcsóbb (közúti, vasúti) eszközökkel kell elvégezni, II. osztályon.

Amennyiben a szállítás saját tulajdonú személygépkocsival történik, 7,5 l üzemanyagot lehet elszámolni 100 km-en, a legrövidebb távon

Amennyiben a szállítás autóbusszal történik, szállítási költségként max. 4,5 lej/km-t lehet elszámolni.

 

Szolgáltatási költségek:

Bérlési szolgáltatások: felszerelések bérlése, terem bérlése különböző események lebonyolítására (konferenciák, szemináriumok, képzések, kiállítások, előadások stb.), sporteszközök és sportlétesítmények bérlése, felszerelések bérlése stb.

 

Hirdetési szolgáltatások: egyes kiadványok szerkesztése és nyomtatása – prospektusok, szórólapok, plakátok, banner-ek, stb.– egyes hirdetési anyagok megszerkesztése és lefordítása, filmek előállítása, fényképek előhívása, hirdetések feladása, turisztikai jelzések és információs hirdetőtáblák megszerkesztése és nyomtatása stb.  

Tanácsadási szolgáltatások és honoráriumok költségei: tanácsadás, a projektben közvetlenül résztvevő különböző szakterületek szakembereinek a részéről, képzések és karavánok megszervezéséhez szükséges tanácsadás szakemberek részéről.  

 

Fogyóanyag költségek: iroda felszerelés, tisztítóanyagok, didaktikai anyagok, játékok, szaniter anyagok, promóciós anyagok (kupák, érmek, oklevelek, díjak, stb. – sportprogramokhoz), munkafüzetek, stb.

 

Áruk és felszerelések költségei: felszerelések beszerzése (egyenként 2.500 lej alatt), a program lebonyolításához szükséges anyagok, áruk és felszerelések (egyenként 2.500 lej alatt), gasztronómiai programok lebonyolításához szükséges felszerelések, V-VIII osztályos diákok gyakorlati készségek és foglalkozások elsajátításához szükséges eszközök (pl. fűrész, csavarozó gép, stb.).

 

Ügyviteli költségek:

  • telefon, internet,
  • víz, csatorna, villany, gáz, fűtés

 

Más költségek:

  • olimpiai, nemzetközi és országos versenyek részvételi díja,
  • orvosi szolgáltatások biztosítása,
  • erőnléti táplálkozás,
  • bíráskodási költségek.

 

Az 51./1998 számú Kormányrendelet előírásai alapján adott , vissza nem térítendő támogatások esetében (kulturális programok, projektek és események, népviseletek beszerzése), az elszámolható költség kategóriák a 2. és 3. Mellékletekben (a letett kulturális ajánlat költségvetése) vannak leírva.

A különböző költség kategóriák igazoló okiratai

A lekönyvelés alapjául szolgáló igazoló okiratok, az ezeket kiállító, láttamozó és jóváhagyó személyek felelőségét terhelik, valamint azon személyekét akik ezeket a könyvelésbe beviszik.  

 

A fizetőeszközöket igazoló okiratok kell kísérjék. Ezek az okiratok kell igazolják a fizetendő pénzösszegek, a bevételezett áruk, az elvégzett szolgáltatások és más hasonló dolgok pontosságát, a megkötött törvényes vállalásoknak megfelelően. A fizetőeszközt aláírja a könyvelő, a pénzügyi-könyvelési részleg vezetője vagy azok a személyek akiknek ez irányban meghatalmazásuk van.

Ahhoz hogy a vissza nem térítendő közpénzekből javakat, munkálatokat vagy szolgáltatásokat vásároljon, a Kedvezményezettnek kötelessége és felelősége, hogy alkalmazza az érvényben levő törvények és rendeletek által előírt közbeszerzési eljárásokat, és ellenőrzés esetén az Állami Számvevőszék és a Hargita Megye Tanácsa Belső Audit irodája rendelkezésére bocsássa a közbeszerzésre vonatkozó igazoló okiratokat.

Az utólag módosított és kiegészített helyi közpénzügyekre vonatkozó 273./2006. számú Törvény, a közbeszerzésekre vonatkozó 98./2016. Számú Sürgősségi Kormányrendelet, és a  98./2016. Számú Törvénynek a közbeszerzési/keretszerződési szerződés odaítélésére vonatkozó előírásainak alkalmazására vonatkozó Módszertant elfogadó 395./2016. Számú Kormányhatározat előírásaink megfelelően, Hargita Megye Tanácsa  javasolja, hogy ahhoz hogy a vissza nem térítendő közpénzekből javakat, munkálatokat vagy szolgáltatásokat vásároljon, a kérelmezőnek kötelessége és felelősége  alkalmazni az érvényben levő törvények és rendeletek által előírt közbeszerzési eljárásokat, és ellenőrzés esetén, az Állami Számvevőszék és a Hargita Megye Tanácsa Belső Audit irodája rendelkezésére bocsátani a közbeszerzésre vonatkozó igazoló okiratokat, vagy más, a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó okiratokat. A kirendelt összegek a közbeszerzésre vonatkozó törvényes előírások tiszteletben tartásával lesznek felhasználva, a munkálati vagy szolgáltatási szerződések odaítélésénél, a közvetlen vásárlásnál ajánlott a SEAP elektronikus katalógus használata, a 98./2016. Számú Törvény és a 395./2016. Számú Kormányhatározat előírásaink megfelelően.

Ahhoz hogy a finanszírozást megkapja, a szervezet/egyesület/alapítvány/egyház, a különböző költség kategóriákra, a következő igazoló okiratokat kell letegye:

 

Szállásköltségek:

  • megrendelő vagy szerződés;
  • számla, amely részletesen tartalmazza a szálláséjszakák és az elszállásolt személyek számát;
  • szállás diagram (a mellékelt modellnek megfelelően – a jelen módszertan szerves részét képező 7. Melléklet);

 

Élelmiszer és élelmiszercsomagok beszerzési költségei:

  • megrendelő vagy szerződés;
  • számla, az élelmiszerekre vonatkozó részletekkel;
  • átvételi nyugta, fogyasztási jegy;

 

Szállítasi költségek:

  • megrendelő vagy szerződés;
  • számla, amely tartalmazza a személyek számára és a megtett kilométerekre vonatkozó részletes adatokat ;
  • résztvevők névjegyzéke,  a szolgáltató egység aláírásával és bélyegzőjével ellátva

(a mellékelt modellnek megfelelően – 4. Melléklet );

vagy

  • üzemanyag jegyek, utazási jegyek, bérletek, kiküldetési rendelvény, út napló ;

 

Szolgáltatási költségek:

 

Bérlési szogáltatások ,

  • megrendelő vagy szerződés;
  • számla, amely tartalmazza a nyújtott szolgáltatásokat ;

 

Hirdetési szolgáltatások :

  • megrendelő vagy szerződés;
  • számla, amelyben meg vannak jelölve, az előállított kiadványok, vagy amelyekben a hirdetések megjjelentek;
  • átvételi bizonylat, fogyasztási jegy;
  • egy egy eredeti példány valamennyi előállított promóciós vagy reklám kiadványból ;

 

Fogyóanyag költségek:

  • megrendelő vagy szerződés;
  • számla, amely részletesen tartalmazza a beszerzett anyagokat ;
  • átvételi bizonylat, fogyasztási jegy  vagy leltárív

 

Áruk és felszerelések költségei:

  • megrendelő vagy szerződés;
  • számla, amely részletesen tartalmazza a beszerzett felszereléseket;
  • átvételi bizonylat, fogyasztási jegy vagy leltárív;

 

Ügyviteli költségek:

  • megrendelő vagy szerződés;
  • számla, a költségkategoria megjelölésével;

Más költségek:

  1. különböző olimpiai, nemzetközi és országos versenyek részvételi díja
  • számla

 

 

  1. orvosi szolgáltatások biztosítása,
  • megrendelő vagy szerződés;
  • számla, amely részletesen tartalmazza a beszerzett szolgáltatásokat ;
  • átvételi bizonylat, fogyasztási jegy;

 

  1. erőnléti táplálkozás
  • megrendelő vagy szerződés;
  • számla, amely részletesen tartalmazza a beszerzett anyagokat ;
  • átvételi bizonylat, fogyasztási jegy;

 

  1. bíráskodási költségek
  • szerződés;
  • számla;

 

Az 51./1998 számú Kormányrendelet előírásai alapján nyújtott,  vissza nem térítendő támogatások esetében (kulturális programok, projektek és események, népviseletek beszerzése), a költség kategóriák igazoló okiratai a következők:

 

  1. A kulturális esemény/projekt/program lebonyolítási költségei, úgy mint anyagi és szolgáltatási költségek, termelési költségek, helység és felszerelés bérlés, honoráriumok, szolgáltatások, díjak és más hasonlóak;

 

  • megrendelő vagy szerződés (a szerződéből tisztán ki kell tűnjön a szerződés tárgya, a szolgáltatások összege és a szerződés érvényességi ideje);
  • számla, amely tartalmazza a nyújtott szolgáltatásokat vagy a beszerzett anyagokat;
  • átvételi nyugta, fogyasztási számla – amennyiben esedékes;

 

  1. A kulturális projekt vagy program lebonyolításához szükséges felszereltség beszerzése (max. 20%  a  vissza nem térítendő támogatás értékéből);
  • megrendelő vagy szerződés (a szerződésből tisztán ki kell tűnjön a szerződés tárgya, a termékek értéke és a szerződés érvényességi ideje);
  • számla, amely tartalmazza a beszerzett anyagokat;
  • átvételi nyugta, fogyasztási számla – amennyiben esedékes;

 

  1. A résztvevők/meghívottak bel és külföldi szállításával és elszállásolásával járó költségek;
  • megrendelő vagy szerződés;
  • számla, amely tartalmazza a személyek számát, a szálláséjszakák számát és a kilométerek számát;
  • üzemanyag jegyek, utazási jegyek, bérletek, kiküldetési rendelvény, út napló ;
  • a résztvevők névjegyzéke, a szolgáltató egység aláírásával és bélyegzőjével (a jelen irathoz csatolt modelleknek megfelelően );
Megjegyzés

Nem elszámolhatóak azok az összegek, amelyek meghaladják a megállapított 4,5 lej/km összeget, autóbuszos szállítás esetében, vagy amennyiben a szállítás saját tulajdonú személygépkocsival történik, 7,5 l üzemanyagot lehet elszámolni 100 km-en, a legrövidebb távon.

 

  1. Más különleges költségek, mint tanulmányok és kutatási munkálatok elvégzése, szakirányú tanácsadás, nyomtatások, szemináriumok, konferenciák, munkaműhelyek, promóciós és reklámtevékenységek;
  • megrendelő vagy szerződés (a szerződéből tisztán ki kell tűnjön a szerződés tárgya, a szolgáltatások/ termékek értéke és a szerződés érvényességi ideje);
  • számla, amely tartalmazza a nyújtott szolgáltatásokat;
  • átvételi (bizonylat) nyugta, fogyasztási számla – amennyiben esedékes;
  • egy-egy eredeti példány valamennyi nyomtatott anyagból;
  • a Hargita Megye Tanácsa vissza nem térítendő támogatásából nyomtatott könyvek esetében, mellékelni kell azok névjegyzékét akik kaptak belőle;

 

  1. A törvényes előírásoknak megfelelően jutatott kiküldetési pótlék;

 

  • üzemanyag jegyek, utazási jegyek, bérletek, kiküldetési rendelvény, út napló ;
  • számla, amely tartalmazza a nyújtott szolgáltatásokat;

 

  1. A résztvevők/meghívottak étkezési költségei (a vissza nem térítendő támogatás összértékének max. 20%-a);
  • megrendelő vagy szerződés (a szerződésből tisztán ki kell tünjön a szerződés tárgya, a szolgáltatások/ termékek értéke és a szerződés érvényességi ideje);
  • számla, amely részletezi a személyek számát, és a költségeket minden kedvezményezettre vonatkozóan (pl. 30 lej/személy/nap);
  • Étkezési jelenléti ív, a szolgáltató egység aláírásával és bélyegzőjével ellátva (a jelen módszertan szerves részét képező 6. Mellékletének megfelelően);

 

  1. Személyzeti és ügyviteli költségek, a kulturális esemény/program/projekt lebonyolítási időszakában;
  • megrendelő vagy szerződés;
  • számla, amely tartalmazza a nyújtott szolgáltatásokat vagy a beszerzett anyagokat;
  • fizetésjegyzék.

 

  1. Honoráriumok és tanácsadási szolgáltatások
Észrevétel

A fenti igazoló okiratokat másolatban kell letenni, a kedvezményezettek aláírásával és bélyegzőjével tanúsítva, a következő megjegyzéssel az eredetinek megfelelő (“conform cu originalul”)!

Amennyiben külföldön kifizetett költségeket számolnak el vagy a külföldről beszerzett termékek/szolgáltatások esetében, akkor a RNB (BNR) a kifizetési okirat kibocsátási idején érvényes valutaátváltási árfolyamat kell használni.   

Ezen igazoló okiratok alapján a Hargita Megye Tanácsa megejti a kifizetéseket a kedvezményezett szervezet felé.  Az összegnek az egyesület/szervezet/alapítvány/egyház számlájára való befolyásától számított 15 napon belül, előterjeszti a finanszírozónak – a tevékenységi zárójelentés kiegészítésére vonatkozó 8. Számú Mellékletnek megfelelően – a kifizetéseket igazoló, tanúsítvánnyal ellátott, számlák, pénzügyi fizetési utalványok másolatait.    

A saját hozzájárulásból vagy más forrásokból kifizetett elszámolható költségekhez, az elszámolásnál mellékelni kell a kifizetési okiratokat. (nyugta vagy  fizetési utalvány (OP)).

Hargita Megye Tanácsa nem vissza térítendő támogatási programjaira vonatkozó promóciós kötelezettségek

Ahhoz, hogy a fenti programok megfelelő promócióban részesüljenek, a következő feltételeket kell tiszteletben tartani:

 

  1. A Kedvezményezett feltünteti Hargita Megye Tanácsát mint támogatót a program valamennyi, a nagyközönségnek szánt,  nyomtatott vagy elektronikus anyagon – meghívókon,  plakátokon, prospektusokon, sport és védőfelszereléseken stb. .  A  Hargita Megye Tanácsa programfelelőse által, a kedvezményezett képviselőjének a rendelkezésére bocsájtott logó feltüntetéséről, a kedvezményezett gondoskodik, tiszteletben tartva a következő megjelenítési feltételeket: a méret valamint a logó feltüntetési sorrendje a reklámanyagokon – meghívok, plakátok, katalógusok, prospektusok, sportfelszerelések stb. – összhangban lesz a Hargita Megye Tanácsa által, a program lebonyolításához nyújtott vissza nem térítendő támogatás összeg mennyiségével, tükrözve a program összköltségvetése és a Hargita Megye Tanácsa által adott összeg közti arányt. A Kedvezményezett feltünteti a Hargita Megye Tanácsa weblapját, www.hargitamegye.ro  vagy www.judetulharghita.ro.   A Kedvezményezett, legkevesebb tíz nappal az esemény kezdete előtt,  átküldi az elektronikus promóciós anyagokat Hargita Megye Tanácsa Vizuális identitásért felelős részlegének, ellenőrzés végett. Kérjük az esemény programját román nyelven is.

 

  1. Az 5000 lejt meghaladó támogatások esetén, a kedvezményezett, 5-6 nappal a program kezdete előtt, sajtókonferenciát rendez, ahova kötelező módon meghívja a Hargita Megye Tanácsa képviselőjét/képviselőit, és a sajtókonferencia idejére kihelyez egy Hargita Megye Tanácsa „roll-up”-ot.

 

  1. Megkérjük, hogy 10 nappal a konferencia előtt, vizuális identitás ellenörzés céljából, küldjék el az esemenyek@hargitamegye.ro /evenimente@judetulharghita.ro e-mail-re, a konferencián, a sajtónak kiosztandó anyagot.
  1. A Kedvezményezett legkevesebb 3 nappal az előtt az esemény előtt, amelyben a Hargita Megye Tanácsa támogatóként jelenik meg, kidolgozza, és kiközlés céljából átküldi, a sajtóanyagokat és sajtóközleményeket.  Szükség esetén támogatást nyújtunk a sajtóközlemények szerkesztéséhez, azzal a feltétellel, hogy megkapjuk a szervezőktől az esemény lebonyolítására vonatkozó információkat. Ugyanakkor gondoskodunk róla, hogy a közlemények eljussanak a sajtóorgánumokhoz, amennyiben a program kedvezményezettje részéről létezik ez irányú kérés.

 

  1. Ahhoz, hogy Hargita Megye Tanácsának elnöke, alelnökei, tanácsosai részt vegyenek a program eseményein, a kedvezményezett legkevesebb 5 nappal az esemény kezdete előtt, egy meghívót kell átküldjön a  Programok, Projektek és Közbeszerzési Vezérigazgatóságra, amelyben pontosítja az esemény  időpontját (dátum, óra). A meghívót csatolni kell az elszámolási ügyiratcsomóhoz, amelyet a program/projekt befejezése után a Hargita Megye Tanácsához letesznek.   

 

  1. Ahhoz, hogy a sajtó képviselői részt vegyenek a program eseményein, legkevesebb 5 nappal az események kezdete előtt a kedvezményezett meghívót küld nekik, amelyben pontosítja az esemény színhelyét és időpontját (dátum, óra). A meghívót csatolni kell az elszámolási ügyiratcsomóhoz, amelyet a program/projekt befejezése után a Hargita Megye Tanácsához letesznek.

  

  1. A kedvezményezett gondoskodik róla, hogy az események egész lefolyási ideje alatt a Hargita Megye Tanácsa identitása legyen feltüntetve a banner-eken és „roll-up”-okon, amelyeket látható helyekre helyeznek ki, többnyire az előadók hátához.  A banner-eket és „roll-up”-okat a Hargita Megye Tanácsa területi irodáitól lehet beszerezni. A banner-ek és „roll-up”-ok megjelenítése a program lebonyolítása során,   hasonlóan a Hargita Megye Tanácsa logójához, arányos lesz a Hargita Megye Tanácsa által a program lebonyolításához nyújtott, vissza nem térítendő támogatási összeg mennyiségével, tükrözve a program összköltségvetése és a Hargita Megye Tanácsa által adott összeg közti arányt.  A banner-ek és „roll-up”-ok használatát az eseményről készült fényképekkel lehet bizonyítani, amelyeket csatolni kell az elszámolási ügyiratcsomóhoz. 
  2. Az események alatt a kedvezményezett, a narrátoron, a moderátoron stb. keresztül, hangsúlyozni fogja  Hargita Megye Tanácsának támogatói szerepét. A program finanszírozóit az általuk nyújtott támogatás nagysági sorrendjében fogják felsorolni.  

 

  1. Közvetlenül az események lebonyolítása után, a kedvezményezett kidolgozza, és kiközlés céljából átküldi, a sajtóanyagokat és sajtóközleményeket (fényképekkel), amelyben a Hargita Megye Tanácsa támogatóként jelenik meg.  Szükség esetén támogatást nyújtunk a sajtóközlemények szerkesztéséhez, azzal a feltétellel, hogy megkapjuk a szervezőktől az esemény lebonyolítására vonatkozó információkat. Ugyanakkor gondoskodunk róla, hogy a közlemények eljussanak a sajtóorgánumokhoz, amennyiben a program kedvezményezettjei részéről létezik ez irányú kérés. Nem engedélyezett a köszönő üzenetek megjelentetése az apróhirdetésekben, a Hargita Megye Tanácsa által nyújtott támogatásért.

 

  1. A támogatási szerződés lejárta után, a kedvezményezett egy „facebook” oldalt hoz létre a támogatott programról, amelyen a Hargita Megye Tanácsa támogatóként jelenik meg.

 

  1. Az események lebonyolítása során a kedvezményezett a programról egy promóciós kisfilmet készít, amelyben a Hargita Megye Tanácsa mint támogató jelenik meg.  A kedvezményezett igénybe veheti Hargita Megye Tanácsa stúdiójának szolgáltatásait a film elkészítéséhez, amelyben fel lesznek sorolva a támogatók és megjelennek a program során elkészített interjúk. A filmet csatolni kell az elszámolási ügyiratcsomóhoz, amelyet a program/projekt befejezése után a Hargita Megye Tanácsához letesznek.