Stimate Beneficiar!

 

Acum, după ce ați încheiat contractul de finanțare nerambursabilă cu Consiliul Județean Harghita și ați derulat activitățile proiectului, în
termen de 30 de zile trebuie să elaborați documentele de decontare a proiectului Dvs. pe baza prevederilor metodologiei anexate.
Această metodologie facilitează pașii de pregătire a dosarului de decontare și conține și modelele diferitelor documente de decontare.
Metodologia este publicată pe această platformă și cu scop consultativ, astfel în cazul în care aveți propuneri de modificare a acesteia, nu ezitați să ne trimiteți.
În cazul în care doriți să organizăm și o caravană de prezentare a decontării proiectelor, vă rugăm să semnalați și acest lucru.
Vă dorim spor la lucru și decontări corecte!

Bíró Barna-Botond,
vicepreședinte

Metodologia de finanţare a cheltuielilor

Cheltuieli eligibile

Următoarele categorii de cheltuieli sunt eligibile în cadrul programelor proprii ale Consiliului Judeţean Harghita privind acordarea de finanţări nerambursabile pe baza prevederilor Legii nr. 350/2005 (proiecte de tineret, familie, pompieri și turism) și Legii educaţiei fizice şi sportului nr. 69/2000 (proiecte de sport):

 

Cheltuieli de cazare:
Cheltuielile de cazare se pot efectua pe cât posibil în regim de 2 stele.

 

Aprovizionare hrană şi pachete de alimente:
Cheltuieli privind achiziţionarea alimentelor şi materialelor necesare pentru pregătirea gustărilor sau pentru pregătirea pachetelor de hrană;
Suma maximă acordată din partea Consiliului Judeţean Harghita pentru pregătirea unui pachet de hrană este de 20 lei/zi/persoană.
Nu se acordă finanţare pentru servicii de restaurant şi de servire a mesei, exceptând proiectele culturale, în cazul cărora sunt decontate cheltuielile de acest tip.

 

Cheltuieli de transport:
Această categorie cuprinde cheltuielile privind biletele şi abonamentele de transport, bonuri de benzină, cheltuielile privind transportul echipamentelor şi materialelor.
Transportul se va realiza pe cât posibil cu cele mai ieftine mijloace de transport existente (rutier, feroviar), la clasa a II-a.
În cazul efectuării transportului cu autoturism proprietate personală se pot deconta 7,5 l combustibil la 100 de km pe distanţa cea mai scurtă.
În cazul efectuării transportului cu autobuz se pot deconta pentru servicii de transport max. 4,5 lei/km.

 

Cheltuieli privind serviciile:
Servicii de închiriere: închirieri echipamente, săli pentru organizarea diferitelor acţiuni (conferinţe, seminarii, cursuri, expoziții, spectacole, etc.), închirieri echipamente sau spații sportive, închiriere utilaje, etc.

 

Servicii de publicitate: editarea şi tipărirea unor publicaţii – broşuri, pliante, afişe, bannere, etc. –, traducerea şi tehnoredactarea unor materiale de publicitate, realizare de filme, developări fotografii, anunțuri publicitare, editarea și tipărirea unor panouri de informare și indicatoare turistice, etc.

 

Cheltuieli privind onorariile și serviciile de consultanţă: consultanţă din partea unor specialişti din diferite domenii, direct implicaţi în proiect, consultanţă din partea unor specialişti pentru organizarea cursurilor și caravanelor.

 

Cheltuieli privind materialele consumabile: rechizite de birou, materiale de curăţat, materiale didactice, jucării, materiale sanitare, materiale de promovare (cupe, medalii, diplome, premii, etc. – necesare pentru programului sport), caiete de lucru, etc.

 

Cheltuieli privind bunurile şi echipamentele: achiziționare echipamente (sub 2.500 lei fiecare), materiale, bunuri şi echipamente (sub 2.500 lei fiecare) necesare pentru derularea programului, echipamente necesare la derularea programului gastronomic, echipamente necesare în dobândirea aptitudinilor și îndeletnicirilor practice a elevilor din clasele V-VIII (ex. ferăstrău, mașini de înșurubat, etc.).

 

Cheltuieli administrative:
– telefon, internet,
– apă, canalizare, electricitate, gaze, încălzire

 

Alte cheltuieli:
– taxă de participare la diferite competiții naționale, internaționale și olimpice,
– asigurarea serviciilor medicale,
– alimentația de efort,
– cheltuieli de arbitraj.

 

Categoriile de cheltuieli eligibile în cazul finanţărilor nerambursabile acordate pe baza prevederilor O.G. nr. 51/1998 (programe, proiecte şi acţiuni culturale, achiziţionare porturi populare) sunt înscrise în Anexa nr. 2.3 bugetul de venituri şi cheltuieli al ofertei culturale depuse.

Documentele justificative ale diferitelor categorii cheltuieli

Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate.

 

Instrumentele de plată trebuie să fie însoţite de documentele justificative. Aceste documente trebuie să certifice exactitatea sumelor de plată, recepţia bunurilor, executarea serviciilor şi altele asemenea, conform angajamentelor legale încheiate. Instrumentele de plată se semnează de către contabil, şeful compartimentului financiar-contabil sau persoanele împuternicite în acest domeniu.

 

Pentru achiziţionarea din fonduri publice nerambursabile de produse, lucrări sau servicii, Beneficiarul are obligaţia și răspunderea de a aplica procedurile de achiziţie publică prevăzute în dispoziţiile şi legile aflate în vigoare, precum şi, în caz de control să pună la dispoziţia Curţii de Conturi sau Biroului de Audit Public Intern al Consiliului Judeţean Harghita documentele justificative privind achiziţiile publice.
Pe baza prevederilor Legii nr. 273/2006 privind finanţele publice locale, cu modificările şi completările ulterioare, ale Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 98/2016 privind achizițiile publice şi ale HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, propunerea Consiliului Judeţean Harghita este ca pentru achiziţionarea din fonduri publice nerambursabile de produse, lucrări sau servicii, solicitantul are obligaţia și răspunderea de a aplica procedurile de achiziţie publică prevăzute în dispoziţiile şi legile aflate în vigoare, precum şi, în caz de control să pună la dispoziţia Curţii de Conturi sau Biroului de Audit Public Intern al Consiliului Judeţean Harghita documentele justificative privind achiziţiile publice, ori a altor documente privind utilizarea finanțării nerambursabile. Sumele alocate vor fi utilizate cu respectarea dispozițiilor legale privind achizițiile publice, la atribuirea contractelor de lucrări și servicii se recomandă utilizarea catalogului electronic SEAP în cazul cumpărării directe în conformitate cu Legea nr. 98/2016 și Hotărârea Guvernului nr. 395/2016.

 

În vederea finanţării programului organizaţia/asociaţia/fundaţia/cultul religios trebuie să prezinte, pentru diferitele categorii de cheltuieli, următoarele documente justificative:

 

Cheltuieli de cazare:
– comandă sau contract;
– factură, ce va conţine detalii referitoare la numărul persoanelor şi numărul nopţilor;
– diagrama de cazare (conform modelului anexat prezentei – anexa nr. 7, care face parte integrantă din prezenta);

 

Aprovizionare hrană şi pachete de alimente
– comandă sau contract;
– factură, ce va conţine detalii referitoare la alimente;
– notă de recepţie şi bon consum;

 

Cheltuieli de transport:
– transport cu autobuz:
– comandă sau contract;
– factură, ce va conţine detalii referitoare la numărul persoanelor şi numărul de kilometri;
– foaie de parcurs
– lista participanţilor semnată de unitatea prestatoare (conform modelului anexat prezentei – anexa nr.4);
– bonuri de benzină, delegaţie și foaie de parcurs;
– bilete sau abonamente de călătorie, delegație

 

Cheltuieli privind serviciile:

 

Servicii de închiriere,
– comandă sau contract;
– factură, conţinând indicarea serviciilor prestate;

 

Servicii de publicitate:
– comandă sau contract;
– factură, cu indicarea publicaţiilor care au fost editate sau în care a apărut anunţul;
– notă de recepţie, bon consum;
– câte un exemplar original din fiecare material publicitar sau de promovare realizat;

 

Cheltuieli privind materialele consumabile:
– comandă sau contract;
– factură, ce va conţine detalii privind materialele achiziţionate;
– notă de recepţie, bon consum sau listă de inventariere;

 

Cheltuieli privind bunurile şi echipamentele:
– comandă sau contract;
– factură, ce va conţine detalii privind echipamentele achiziţionate;
– notă de recepţie, bon consum sau listă de inventariere;

 

Cheltuieli administrative:
– comandă sau contract;
– factură, cu indicarea categoriei de cheltuială;

 

Alte cheltuieli:
a. taxă de participare la diferite competiții naționale, internaționale și olimpice
– factură

 

b. asigurarea serviciilor medicale
– comandă sau contract;
– factură, ce va conţine detalii privind serviciile achiziţionate;
– notă de recepţie, bon consum;

 

c. alimentația de efort
– comandă sau contract;
– factură, ce va conţine detalii privind materialele achiziţionate;
– notă de recepţie, bon consum;

 

d. cheltuieli de arbitraj
– contract;
– factură;

 

Documentele justificative ale categoriilor de cheltuieli privind finanţările nerambursabile acordate pe baza prevederilor O.G. nr. 51/1998 (programe, proiecte şi acţiuni culturale, achiziţionare porturi populare) sunt următoarele:

 

a) Cheltuielile de realizare a acţiunii/proiectului/programului cultural, precum costuri materiale şi servicii, costuri de producţie, închirieri de spaţii şi aparatură, onorarii, prestări servicii, premii şi altele asemenea;
– comandă sau contract (în contract se vor menționa clar obiectul contractului, valoarea serviciilor și perioada de valabilitate a contractului);
– factură, conţinând indicarea serviciilor prestate sau materialele achiziţionate;
– notă de recepţie, bon consum – dacă e cazul;

 

b) Achiziţionarea de dotări necesare derulării programului sau proiectului cultural (max. 20% din totalul finanţării nerambursabile acordate);
– comandă sau contract (în contract se vor menționa clar obiectul contractului, valoarea produselor și perioada de valabilitate a contractului);
– factură, conţinând indicarea materialelor achiziţionate;
– notă de recepţie, bon consum  – dacă e cazul;

 

c) Cheltuieli ocazionate de cazarea şi transportul intern şi internaţional ale participanţilor/invitaţilor;
– comandă sau contract;
– factură, ce va conţine detalii referitoare la numărul persoanelor, numărul nopţilor respectiv numărul de kilometri;
– bonuri de benzină, bilete sau abonamente de călătorie, delegaţie sau foaie de parcurs;
– lista participanţilor ce va conţine semnătura unităţii prestatoare (conform modelelor anexate prezentei);

Notă

Nu vor fi decontate acele sume care depășesc valoarea stabilită de 4,5 lei/km în cazul efectuării transportului cu autobuz sau în cazul efectuării transportului cu autoturism proprietate personală se pot deconta 7,5 l combustibil la 100 de km pe distanţa cea mai scurtă.

 

d) Alte cheltuieli specifice, precum realizarea de studii şi cercetări, consultanţă de specialitate, tipărituri, seminarii, conferinţe, ateliere de lucru, acţiuni promoţionale şi de publicitate;
comandă sau contract (în contract se vor menționa clar obiectul contractului, valoarea serviciilor/produselor și perioada de valabilitate a contractului);
– factură, conţinând indicarea serviciilor prestate;
– notă de recepţie, bon consum – dacă e cazul;
– câte un exemplar original din fiecare material tipărit;
– în cazul cărților tipărite din finanțarea nerambursabilă a Consiliului Județean Harghita se va anexa lista persoanelor care au primit un exemplar și precizarea modului de distribuire;

 

e) Diurna, acordată în condiţiile legii;
– bonuri de benzină, bilete sau abonamente de călătorie, delegaţie sau foaie de parcurs;
– factură, conţinând indicarea serviciilor prestate;

 

f) Cheltuieli de masă ale participanţilor şi/sau invitaţilor (max. 20% din totalul finanţării nerambursabile acordate);
– comandă sau contract (în contract se vor menționa clar obiectul contractului, valoarea serviciilor/produselor și perioada de valabilitate a contractului);
– factură, ce va conţine detalii referitoare la numărul persoanelor și cheltuielile aferente fiecărui beneficiar (de ex. 30 lei/persoană/zi);
– pontaj de masă ce va conţine semnătura unităţii prestatoare (conform anexei nr. 6, care constituie parte integrantă a prezentei);

 

g) Cheltuieli de personal şi cheltuieli administrative, aferente perioadei de realizare a acţiunii/proiectului/programului cultural;
– comandă sau contract;
– factură, conţinând indicarea serviciilor prestate sau materialele achiziţionate;
– stat de plată.

 

h) Cheltuieli privind onorariile și serviciile de consultanță

Observaţie

Documentele justificative de mai sus vor fi prezentate în copie certificată pentru conformitate cu originalul de către beneficiar prin semnătura reprezentantului legal, cu menţiunea “conform cu originalul”!
În cazul decontării cheltuielilor efectuate în străinătate sau în cazul produselor/serviciilor achiziționate din străinătate se vor folosi cursul de schimb valutar al BNR la data emiterii documentului de plată.
Pe baza acestor documente justificative Consiliul Judeţean Harghita va efectua plata către organizaţia beneficiară. În termen de 15 zile de la intrarea sumei în contul bancar al asociaţiei/fundaţiei/organizaţiei/cultului religios, aceasta va prezenta finanţatorului în copie certificată – în completarea raportului final de activitate – documentele justificative prin care s-au efectuat plăţile – chitanţă sau ordin de plată, pe baza Anexei nr 8, parte integrantă din prezenta.
Cheltuielile eligibile efectuate din contribuția proprie sau alte surse vor fi însoțite la decontare de documente de plată (chitanță sau OP).
Pentru conformitatea elementelor justificative cu realitatea și cu dispozițiile legale, răspunderea civilă, administrativă și/sau penală îi revine exclusiv beneficiarului și persoanei care le-a întocmit.

Obligaţii privind promovarea programelor de finanțare nerambursabilă ale Consiliului Județean Harghita

În vederea promovării corespunzătoare a programelor sus menționate, se vor respecta următoarele condiţii:

 

  1. Beneficiarul va prezenta numele și logoul Consiliului Județean Harghita în calitate de finanțator/támogató pe toate materialele electronice și tipărite ale programului, destinate marelui public – invitații, afișe, cataloage, broșuri, echipamente sportive și de protecție și intervenție, etc. Logoul pus la dispoziție de către responsabilul programului din partea Consiliului Județean Harghita reprezentantului beneficiarului programului, va fi prezentat prin grija beneficiarului, respectând următoarele condiții de afișare: dimensiunea, precum și ordinea de expunere a logoului pe materialele publicitare – invitații, afișe, cataloage, broșuri, echipamente sportive, etc. – va fi în concordanță cu cuantumul sumei de finanțare nerambursabilă acordată de Consiliul Județean Harghita desfășurării programului, reflectând raportul între bugetul total al programului și suma atribuită de către Consiliului Județean Harghita.
    Beneficiarul va prezenta adresa paginii de web a Consiliului Județean Harghita, www.hargitamegye.ro ori www.judetulharghita.ro.
    Beneficiarul va trimite Compartimentului de identitate vizuală al Consiliului Județean Harghita la adresa de email esemenyek@hargitamegye.ro toate materialele de promovare în format electronic pentru verificare, cu cel puțin zece zile înaintea începerii evenimentului.
    Se solicită programul evenimentului și în limba română.
  2. În cazul acordării unui sprijin financiar ce depășește suma de 5000 de lei, beneficiarul va organiza conferință de presă cu 5-6 zile înaintea începerii evenimentului, unde va invita obligatoriu reprezentantul/reprezentanții Consiliului Județean Harghita și expune roll-up CJHR în timpul conferinței de presă. Se va trimite cu 10 zile înainte de conferință pe e-mailul esemenyek@hargitamegye.ro /evenimente@judetulharghita.ro pentru verificare de identitate vizuală, materialele ce urmează să fie distribuite presei pe parcursul conferinței.
  3. Beneficiarul va elabora și va transmite spre publicare comunicate și materiale de presă cu cel puțin 3 zile înaintea începerii evenimentului, în care Consiliul Județean Harghita va apărea ca finanțator. După necesităţi, se va acorda sprijin la redactarea comunicatelor de presă cu condiţia primirii din partea organizatorilor a informaţiilor referitoare la desfăşurarea evenimentului. De asemenea, se va îngriji şi de transmiterea comunicatelor de presă organelor de presă, în cazul în care se manifestă cerinţă în acest sens din partea beneficiarilor programului.
  4. În vederea participării la evenimentele programului a președintelui, vicepreședinților sau consilierilor Consiliului Județean Harghita, beneficiarul va transmite Direcției generale programe, proiecte și achiziții publice, cu cel puțin 5 zile înaintea începerii evenimentului o invitație, în care va fi precizată data, ora și locul desfășurării evenimentului. Invitația se va anexa la documentația de decontare depus la Consiliul Județean Harghita după finalizarea programului/proiectului.
  5. În vederea participării la evenimentele programului a reprezentanţilor presei, beneficiarul va transmite către aceştia, cu cel puțin 5 zile înaintea începerii evenimentului o invitație, în care va fi precizată data, ora și locul desfășurării evenimentului. Invitația se va anexa la documentația de decontare depus la Consiliul Județean Harghita după finalizarea programului/proiectului.
  6. Prin grija beneficiarului, pe tot parcursul derulării evenimentelor identitatea Consiliului Județean Harghita va fi reprezentată prin bannere, roll-up-uri expuse în locuri vizibile, cu precădere în spatele conferențiarilor. Bannerele şi roll-up-urile vor putea fi procurate şi de la birourile teritoriale ale Consiliului Judeţean Harghita. Bannerele şi Roll-up-urile, asemenea reprezentării logoului Consiliului Judeţean Harghita pe materialele de publicitate, vor fi reprezentate proporţional cu suma acordată de Consiliul Judeţean Harghita desfăşurării programului, reflectând raportul între bugetul total al programului şi suma atribuită de către Consiliul Judeţean Harghita. Dovada folosirii bannerelor, roll-up-urilor se va face prin prezentarea unor fotografii de la eveniment și care va fi anexat dosarului de decontare.
  7. În cursul evenimentelor beneficiarul va accentua calitatea de finanțator/támogató a Consiliului Județean Harghita prin moderator, narator, etc. Finanţatorii programului vor fi enumeraţi în ordinea cuantumului finanţărilor acordate.
  8. Imediat după desfășurarea evenimentelor, beneficiarul va elabora și va transmite spre publicare comunicate și materiale de presă (cu fotografii), în care Consiliul Județean Harghita va apărea ca finanțator/támogató. După necesităţi, se va acorda sprijin la redactarea comunicatelor de presă cu condiţia primirii din partea organizatorilor a informaţiilor necesare. De asemenea, se va îngriji şi de transmiterea comunicatelor de presă organelor de presă, în cazul în care se manifestă cerinţă în acest sens din partea beneficiarilor programului. Nu sunt acceptate mesaje de mulțumiri pentru sprijinul acordat de către Consiliul Județean Harghita în cadrul rubricii de mică publicitate.
  9. După încheierea contractului de finanțare beneficiarul va crea o pagină de facebook pentru programul sprijinit, în care Consiliul Județean Harghita va apărea ca finanțator/támogató.
  10. Pe parcursul desfăşurării evenimentelor, beneficiarul va realiza un film promoţional privind programul, în care Consiliul Județean Harghita va apărea ca finanțator/támogató. Beneficiarul va putea solicita prestaţiile studioului Consiliului Judeţean Harghita în realizarea filmului publicitar, în care se vor enumera finanţatorii programului, precum şi interviurile realizate în cursul programului. Filmul se va anexa la documentația de decontare